Regelmatig op onderhoud of wachten tot de motor sputtert?
Vreemd eigenlijk. We gaan jaarlijks naar de tandarts, brengen onze auto plichtsgetrouw om de 20.000 kilometer binnen voor een groot onderhoud en op een zekere leeftijd gaan we zelfs op jaarbasis naar de dokter voor een medische check-up. Om er tijdig bij te zijn.
In organisaties krijgen individuele werknemers ook regelmatig een ‘onderhoudsbeurt’: een jaarlijks of halfjaarlijks functioneringsgesprek en een meer formeel evaluatiegesprek. Er zijn individuele objectieven, ontwikkelingsplannen en loopbaanperspectieven.
Alleen teams worden stiefmoederlijk behandeld.
Ik kom het veel te vaak tegen: teams die al jarenlang niet meer hebben stilgestaan bij hun functioneren. Teams die maar doorwerken en gevangen zitten in de vlucht vooruit. Nooit eens tijd voor elkaar en voor hoe de samenwerking loopt.
De risico’s van verwaarloosde teams
Leidinggevenden die hun team verwaarlozen, lopen het risico dat ze voeling verliezen met wat er werkelijk leeft. In veel teams broedt er van alles, maar zolang daar geen aandacht voor is, verzuurt de sfeer verder. Ook teamleden verliezen contact met elkaar.
Vroeg of laat trekt iemand aan de bel en dan krijgt ‘de werkvloer’ de gelegenheid het ongenoegen (anoniem!) te ventileren op papier. Klimaatstudies, inspectieverslagen of risicoanalyses geven leidinggevenden vaak confronterende feedback over het reilen en zeilen in het team.
Dit leidt tot pijnlijke situaties die veel aandacht, zorg en opvolging vragen. Wat maakt het toch zo moeilijk voor organisaties om proactief te investeren in samenwerking in plaats van reactief te handelen? De reactieve optie kost meer tijd en geld. De proactieve vraagt meer wijsheid.
Leidinggevenden die inzicht in groepsdynamica hebben, weten wat er nodig is om een team te ondersteunen om stappen naar effectiviteit, zelfsturing en maturiteit te zetten. Ze snappen hoe groepen zich creatief afstemmen op spannende situaties en waarom de motor soms sputtert. Zij beseffen dat bijvoorbeeld een regelmatige ‘check-in’ tijdens bijeenkomsten of een halfjaarlijkse ’team review’ een investering is die ‘rendeert’.
Een periodiek onderhoud als investering in de samenwerking
Wat zijn de voordelen om op regelmatige basis tijd en ruimte te creëren om samen te onderzoeken hoe de samenwerking loopt?
* De vraag stellen “Hoe is het nu met ons als team?” is op zich al een vorm van erkenning en waardering
* Er is gelegenheid om opnieuw een ‘wij’ gevoel te ervaren en elkaar te steunen
* Er is ruime om tijdig voeling te krijgen met onderhuidse wrevel of spanningen
* Het team leert open en direct te communiceren en elkaar feedback te geven
* Als leidinggevende houd je de vinger aan de pols zodat je niet voor verrassingen komt te staan en proactief kunt handelen
* De regelmaat creëert een ritueel dat teamleden de zekerheid biedt dat er ruimte is om belangrijke dingen te delen
* Samen vertragen maakt het mogelijk om daarna weer te versnellen
In tijden van zelfsturende teams is het vermogen tot zelfreflectie en bijsturen op continue basis een kritische vaardigheid.
Als je interesse hebt in het organiseren van een ’team review’, een team coaching traject, een workshop over samenwerking en conflict of als je persoonlijke coaching wil rond het aansturen van je team, neem dan vrijblijvend contact op. Misschien heeft je team nood aan een gefocuste bemiddeling; ook dat is mogelijk.
Copyright © Silvia Prins (2016). Alle rechten voorbehouden. Artikelen of delen hieruit mogen elders gepubliceerd worden, maar alleen op o.v.v. het copyright en de naam van de website. Dank om me hiervan op de hoogte te stellen.