Voorbereiding van een bijeenkomst: een kompas om op te navigeren

 

Soms gebeurt het dat ik het moeilijk vind om aansluiting te vinden bij een groep, terwijl ik tegelijkertijd zo goed voorbereid ben….

Hierdoor kwam ik op het idee om het ‘TGI Kompas’ nog eens van onder het stof te halen. In 1993-1994, toen ik de jaarroute voor Themagecentreerde interactie volgde, kreeg ik dit instument in handen. Het is een vragenset gestructureerd volgens het TGI model: ik – wij – het – globe.

Ik heb het onlangs nog eens gebruikt en: het wérkt gewoon!!!

 

Een vierdimensionale voorbereiding van een bijeenkomst

 

In essentie komt het er op neer dat je je op een bijeenkomst, vergadering, training, ontmoeting, enz met een groep voorbereid op verschillende dimensies.

Het ‘IK’

  • Hoe voel je je als je aan de bijeenkomst denkt (bv waar verheug ik me op? hoe stel ik me voor dat de bijeenkomst zal verlopen?).
  • Het gaat over hoe je denkt en voelt over de groepsleden die je al of niet kent (bv welke mensen liggen me en welke niet?), de groep als geheel (bv welke associatie heb ik bij deze groep?) en de taak (bv wat is de kern van de boodschap die ik wil overdragen?)

Het ‘WIJ’

  • Probeer in te tunen op de individuele deelnemers: wie is voor jou sympathiek of juist niet? Wie ken je nog niet? Wie valt op en wie staat op de achtergrond?
  • Tracht voeling te krijgen met de groep als geheel. Bv Wat zou deze groep van mij als begeleider verwachten?

De ‘TAAK’

  • Welke stap wil je met deze groep zetten op inhoudelijk vlak? Hoe verhouden de groepsleden zich tot de taak? Bv Wat interesseert de groepsleden? Wat zouden ze willen leren?
  • Wat is de specifieke taak van de volgende bijeenkomst? Bv Wat is het doel? Wat is belangrijk? Wat is spannend? Wat is vervelend maar toch belangrijk?

De ‘GLOBE’

  • Wat is de context van deze bijeenkomst? Hoe zit het met de ruimtelijke omgeving? Bv Hoe is de sfeer in de werkruimte? 
  • Hoe zit het met de organisatiecontext? Bv Wie is aanwezig en wie is afwezig bij de bijeenkomst? Wie bepaalt de inhoud? Wie betaalt? Wat zijn taboethema’s in deze organisatie?
  • Mogelijk is ook de maatschappelijke context relevant voor de bijeenkomst. Bv Hoe verhoudt deze bijeenkomst zich tot wat er gebeurt in de samenleving op dit moment?

 

 

Controle op de voorbereiding

 

Ter controle op je voorbereiding is het belangrijk om voeling te houden met drie elementen:

  1. Ontspanning: op welke momenten is er rust, gelegenheid tot ontspanning, ruimte voor de deelnemers?
  2. Uitdaging; op welk moment worden de deelnemers aangesproken op hun autonomie, worden ze uitgedaagd in hun betrokkenheid? Laat ik als leider voldoende ruimte voor het eigen leiderschap van de deelnemers?
  3. Bemoediging: waar klopt het hart van de zaak? Waar komt de opdracht/taak tot leven?

 

Deze reflectieve vragen (het is slechts een greep van de volledige set van vragen) helpt om te focussen op de groep, de mensen en de taak die voor je liggen.

 

Voor diegenen die de volledige set vragen willen hebben ((5 bladzijden): stuur me een mail zodat ik je het volledige kompas kan doormailen!

silvia@circlesforconnection.be