Over vissen, haaien en onveilige wateren
Haaien zijn een veelgebruikte metafoor uit de Deep Democracy. Ze staan voor onrust, weerstand en alles wat er leeft in de onderstroom.
Ze staan ook voor het onbenutte potentieel in groepen waar mensen met elkaar samenwerken (o.a. kritische stemmen; tomeloze ambities die geen plek krijgen; goede ideeën die niet uitgedrukt worden).
We blijven even in de metafoor! Wanneer er geen tijd, ruimte of veiligheid is om te spreken, ontstaat er een klein visje onder het wateroppervlak van de spreekwoordelijke ijsberg. Als dit visje niet 'opgevist' wordt, zal het beginnen te groeien. Kleine visjes worden groot. En als het visje maar lang genoeg blijft rondzwemmen, wordt het een haai die het water gevaarlijk maakt. De sfeer in een team wordt gespannen, er is onderhuids ongenoegen, de frustraties en onveiligheid nemen toe.
Zolang er veel vissen rondzwemmen, kunnen teams hun potentieel - dat ergens onder water ligt - niet benutten. Bij onveilig water is het moeilijk om tot creatieve samenwerking te komen, omdat mensen niet open met elkaar kunnen communiceren. De onrust, het wantrouwen, het ongenoegen en de weerstand komen onrechtstreeks tot uitdrukking (o.a. scherpe humor, roddelen, tegenwerken, de hakken in het zand).
Haaienverhalen
Er zwemmen jammergenoeg nogal wat haaien rond in teams en organisaties...
Medewerkers voelen zich in de steek gelaten door hun leidinggevende en zijn alle vertrouwen kwijt. Mensen hebben teveel zinloze beslissingen of verandering zien voorbijkomen en hebben de lippen op elkaar geperst. Medewerkers ervaren keer op keer dat hun mening of ideeën er niet toe doen. Mensen die dachten dat het 'wel beter zou gaan' constateren na jaren dat de situatie alleen maar verder verzuurd is.
Ook leidinggevenden delen in de frustratie. Ze bieden teamleden bijvoorbeeld kansen om zelf voorstellen te formuleren en worden vervolgens geconfronteerd met wantrouwen, klagen en zagen en lethargie. Sommige leidinggevenden worden ondermijnd door hun eigen baas en hebben het gevoel dat de mat systematisch onder hun voeten wordt weggetrokken.
Hoe de vissen zichtbaar maken?
De consequenties van deze opgehoopte frustraties zijn nauwelijks te overzien. Er ontstaat een ondermijnende roddelcultuur, mensen reageren cynisch of worden ziek. Ze gaan minder presteren, vertrekken uit de organisatie. Conflicten steken de kop op, er ontstaan 'guerilla' bewegingen die de hiërarchie proberen te omzeilen, enz...
Het water wordt woelig.
Toch doen organisaties hun best om medewerkers te bevragen, bijvoorbeeld via 'klimaatstudies' of 'tevredenheidsenquêtes'. Ik heb een aantal vragen bij het houden van dit soort enquêtes.
Ten eerste rond de effectiviteit van de methode: is een anonieme vragenlijst wel de meest aangewezen methodiek om voeling te krijgen met de heikele thema's, pijnpunten en verzuchtingen in de organisatie? En wat doe je vervolgens met die anonieme, statistische informatie?
Een vragenlijst op zich kan al een bron van frustratie worden wanneer mensen hun ei niet kwijt kunnen, omdat de vragen niet passen bij de antwoorden die ze willen geven. Anoniem antwoorden is wel comfortabel, zeker als je je gal wil spuwen. Toch is het ook onbevredigend, want er is geen dialoog.
Een tweede vraag die ik me stel gaat over de intenties achter dit soort bevragingen. Is een klimaatstudie een 'verplicht nummer'? Zijn organisaties écht bereid om te horen wat er leeft bij de mensen? Hoe verder wanneer de resultaten onverwacht negatief uitpakken? Durven organisaties het gesprek wel aan te gaan?
Het haaienbestand verminderen: let's go fishing!
Er zijn ook andere manieren om op zoek te gaan naar kleine en grote vissen die in haaien kunnen veranderen.
Een open gesprek over spannende issues en moeilijke thema's vereist veiligheid en openheid. Hoeveel veiligheid, vertrouwen en respect is er in jouw team of organisatie? Hoe authentiek en stevig zijn leidinggevenden? Hoe open durven medewerkers te zijn?
Hieronder een paar manieren om het water wat veiliger te maken: "let's go fishing!"
- Maak er een gewoonte van om te 'vissen'. Start elke teamvergadering bijvoorbeeld met ruimte om te delen en te ventileren (zie nieuwsbrief januari 2012). Installeer een 'check-in' of 'rondje' bij de start van elke bijeenkomst. Dit kan kort en krachtig.
- Houd de vinger aan de pols en creëer informele momenten.
- Geef medewerkers, collega's, bazen expliciete erkenning voor wat ze doen en voor de inspanning die dat gekost heeft. Maak er geen goedkoop complimentje van!
- Leer te luisteren naar wat je liever niet hoort: andere ideeën, tegenargumenten, bezwaren, bezorgdheden.
- Neem regelmatig tijd om 'pas op de plaats' te maken: een moment om even afstand te nemen en te onderzoeken hoe de samenwerking loopt. Wat loopt goed en waar kunnen we bijsturen? Dat kost even tijd, maar deze tijd verdien je dubbel en dik terug!
- Benut de frisse blik van buitenstaanders om feedback te geven op hoe jullie als team met elkaar omgaan. Een nieuw teamlid kan hier een onschatbare bijdrage leveren. Ook externe begeleiders kunnen een spiegel voorhouden.
- Start met intervisiegroepen in de organisatie, zodat collega's (ook van verschillende afdelingen) met elkaar op een constructieve manier uitwisselen over lastige situaties op het werk (bv hoe omgaan met moeilijke klanten/medewerkers).
- Organiseer gerichte focusgroepen rond een specifieke vraag (bv "Wat in onze organisatie creëert stress en ongenoegen en waar zitten onze bronnen van kracht en energie?") waarbij een selectie van werknemers en leidinggevenden uitgenodigd worden om ervaringen te delen, informatie uit te wisselen en ideeën te lanceren.
- Organiseer dialoogmomenten tussen medewerkers en management (bv ontbijt met de CEO). Laat teams eens een keer aan het management presenteren waar ze mee bezig zijn (in plaats van andersom!).
- Organiseer een World Café om de ideeën van alle mensen in de organisatie te verzamelen en te verbinden, om mensen met elkaar in contact te brengen en om samen creatieve oplossingen te bedenken.
Copyright © Silvia Prins (2012). Alle rechten voorbehouden. Artikelen of delen hieruit mogen elders gepubliceerd worden, maar alleen op o.v.v. het copyright en de naam van de website. Dank om me hiervan op de hoogte te stellen. (herzien op 15 september 2020).