Vergaderen...

• Wanneer was de laatste vergadering waar je huppelend naartoe ging en vol energie en ideeën buiten kwam? 
• Hoe vaak komt het voor dat je tijdens een bijeenkomst denkt: "wat zit ik hier eigenlijk te doen?!" (zonder er iets over te zeggen...)? 
• Wat zijn jouw 'ontsnappingsroutes' tijdens saaie overlegmomenten? 
• Hoe dikwijls houd je je mond als je het niet eens bent met wat er gezegd wordt? Wat gebeurt er dan van binnen? 

We brengen met zijn allen heel veel tijd door in verschillende soorten bijeenkomsten (o.a. infosessies, wekelijkse teamvergadering, briefings). Helaas is vergaderen voor veel mensen een bron van stress, frustratie en verlies van tijd.

Laten we eerlijk zijn: veel bijeenkomsten benutten het potentieel van de aanwezige groep niet optimaal. Voorzitters proberen ons in het beste geval efficiënt door een overvolle lijst met agendapunten te loodsen, zodat iedereen weer snel 'aan het werk' kan (alsof vergaderen niet integraal deel uitmaakt van werken!). In andere bijeenkomsten kunnen we ons hoofd er niet meer bijhouden na de 25e slide of het 17e agendapunt...

Iedereen kent dit soort ‘levenloze’ bijeenkomsten. We gaan braaf door het ritueel, klagen bij de koffie, maar doen we er zelden iets aan.

Als je zelf de vrije hand zou hebben in de organisatie en begeleiding van een bijeenkomst waar je regelmatig aan deelneemt, hoe zou het er dan uit zien? 

6 tips voor levendige en productieve vergaderingen 

Zes tips om je te inspireren voor dynamische, levendige en zinvolle bijeenkomsten. Misschien klinken sommige je vreemd in de oren, maar probeer ze zelf eens uit!

1. Start een bijeenkomst met een ‘check-in’

Het lijkt een evidentie, maar het is belangrijk om bij vergaderingen waar niet iedereen elkaar kent, een kennismakingsrondje te doen, liefst net iets meer dan naam en functie. Het is zo pijnlijk als dit niet gebeurt…

Ook in een groep die elkaar kent, is het heel zinvol om een rondje te doen waarin iedereen even iets kan zeggen om met de groep te verbinden.

Zorg voor een relevante vraag, zoals: “Wat heb ik nodig om helemaal aanwezig te zijn bij deze vergadering?” (bv 'Zeker stoppen om 16u zodat ik mijn zieke dochter kan gaan halen'). Of: “Hoe is het met mij sinds de vorige keer dat we elkaar zagen?” Het is goed om bij de start te weten wat er allemaal leeft in de groep. De vinger aan de pols!

Een check-in heeft als voordeel dat iedereen de switch kan maken van ‘daarbuiten’ naar ‘hier-en-nu in deze vergadering’. Eerst ‘landen’ voor je aan het werk begint. Mensen komen uit verschillende werkelijkheden, hebben van alles aan hun hoofd en deze vergadering is niet voor iedereen een prioriteit. Als je een vast ritueel installeert, heeft dit iets geruststellends voor mensen. Er is even ruimte om aan te komen.

Een krachtige manier om een bijeenkomst te beginnen, is om te starten met een minuut stilte, zodat iedereen even tot zichzelf kan komen.

2. Stimuleer gedeelde verantwoordelijkheid voor de bijeenkomst

Hier geldt: hoe meer verantwoordelijkheid de ‘formele’ voorzitter neemt, hoe passiever de groep wordt. Deel de verantwoordelijkheid voor het welslagen van de bijeenkomst door bijvoorbeeld de agenda te laten goedkeuren en aanvullen door de groep; samen de prioriteiten te bepalen, rollen te verdelen over de groep en deze regelmatig te wisselen (bv time keeper, verslaggever, voorzitter). Laat de deelnemers zelf verantwoordelijkheid nemen voor het opvolgen van actiepunten om het eigenaarschap delen.

5. Besteed aandacht aan inhoud én proces

De meeste vergaderingen zijn puur inhoudelijk en zakelijk. Uiteraard spelen er heel wat dynamieken, emoties en thema’s onder het wateroppervlak. Deze dynamieken - het 'proces' - kunnen bijeenkomsten behoorlijk saboteren.

Dit merk je meestal aan allerhande typisch vergadergedrag dat aangeeft dat er meer leeft dan je op het eerste zicht zou zeggen. Voorbeelden:

• Deelnemers die zich verschansen achter een laptop, zitten te kribbelen, dagdromen, spelen met hun telefoon, enz
• Mensen die hun gsm opnemen en naar buiten lopen en niemand reageert hier op
• Afgewende blikken als er een vrijwilliger voor een taak gevraagd wordt
• Beslissingen die overhaast genomen worden of consensus die geen consensus is.
• Zwijgen, glazige ogen, geen reactie als er een vraag komt (nee: wie zwijgt stemt niét toe!!!)
• Passiviteit, haantjesgedrag en eindeloos herhalen van dezelfde thema’s, enz.

Stel eens een procesfacilitator aan, iemand die voeling houdt met de energie, de betrokkenheid, de manier van communiceren in de groep. Iemand die mensen bijvoorbeeld aanspreekt als ze vaag of algemeen spreken of als ze in herhaling vallen. Dit kan de inhoudelijke voorzitter zijn of het kan een specifieke rol zijn. Het 'wat' en het 'hoe'.

Ik werk graag met het principe ‘Storingen hebben voorrang’ (uit de Themagecentreerde Interactie) om mensen te empoweren. Dit betekent dat mensen die hun interesse verliezen, afgeleid zijn of zich aan iets ergeren, nadrukkelijk uitgenodigd worden om dit uit te spreken. Zo wordt iedereen zélf verantwoordelijk voor het goede verloop van de bijeenkomst en kan de  storing besproken worden in plaats van ondergronds te blijven sluimeren.

Er zijn teams waar er via ‘symbolen’ (bv een rode kaart die op tafel ligt) aangegeven wordt dat er een belangrijk procesthema is dat aandacht vraagt. Nu denk je misschien: "Ja maar, dan kunnen we de agenda niet afwerken…!" Misschien niet, maar werken met een groep waar ‘weerstand’ zit, dat kost juist véél tijd en energie. 

6. Sluit de vergadering samen af en blik terug (‘check-out’)

Neem aan het einde van de vergadering even de tijd om te evalueren hoe de vergadering geweest is voor iedereen. Bijvoorbeeld: “Wat heeft mij vandaag geholpen om stappen vooruit te zetten en me betrokken te voelen en wat niet?”; “Wat moeten we zeker blijven doen en wat moeten we voortaan anders aanpakken?” Je kunt iedereen bijvoorbeeld vragen om met één woord aan te geven hoe het overleg voor hem of haar geweest is. Het hoeft dus niet veel tijd te kosten!

Feedback op de vergadering helpt om het overleg te optimaliseren. Dit kan een vast ritueeltje worden. En zo kunnen vergaderingen een ontwikkelmoment voor elke groep worden.

Rond gezamenlijk af en zet samen een PUNT.

Copyright ©  Silvia Prins (2012). Alle rechten voorbehouden. Artikelen of delen hieruit mogen elders gepubliceerd worden, maar alleen op o.v.v. het copyright en de naam van de website. Dank om me hiervan op de hoogte te stellen. (herzien op 7 september 2020)